Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
Hanne Yildirim, Einzelunternehmen
Am Willenbach 3/1, 74229 Oedheim
Telefon: +49 176 32882701
E-Mail: info@hanneacademy.de

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers oder auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. a, b und f DSGVO).

3. Kontaktformular

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter. Die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten erfolgt auf Grundlage eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Buchung, Zahlungsabwicklung und Mein Bereich

Wenn Sie sich für die Erstanalyse anmelden, verarbeiten wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen den Link zur Buchung per E-Mail zu senden und die Buchungsseite vorauszufüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, vorvertragliche Maßnahmen); die Anmeldung wird nicht dauerhaft gespeichert, wir erhalten lediglich eine Benachrichtigung per E-Mail. Bei der Buchung einer Erstanalyse oder Persönlichen Begleitung erheben wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse. Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin, Irland, oder, wenn Sie diese Zahlungsart wählen, über PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg. Ihre Zahlungsdaten (z. B. Kartendaten) werden dabei direkt an den jeweiligen Anbieter übermittelt und nicht auf unseren eigenen Servern gespeichert. Bei einem individuell vereinbarten Zahlungsplan (Anzahlung und Monatsraten) werden zusätzlich Betrag und Zahlungstermine Ihrer Raten verarbeitet. Bei der Eingabe Ihrer Adresse im Bezahlformular bieten wir Adressvorschläge an: Ihr eingetippter Suchtext wird dafür über unseren Server an den Dienst Photon (komoot GmbH, Potsdam, Deutschland; Datenbasis OpenStreetMap) gesendet; Ihre IP-Adresse wird dabei nicht weitergegeben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Stripe. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Behandlungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Nach erfolgreicher Buchung erhalten Sie Zugang zu Ihrem persönlichen Bereich ("Mein Bereich"). Dort von Ihnen eingegebene Angaben (Anamnese) sowie von Ihnen hochgeladene Kopfhautbilder werden in unserem Kundenverwaltungssystem (Notion Labs, Inc., 2650 19th Street, San Francisco, USA) gespeichert und ausschließlich zur Durchführung Ihrer Analyse bzw. Begleitung verwendet. Kopfhautbilder und Angaben zu Ihrer Kopfhautgesundheit sind Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO; deren Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die Sie durch das Hochladen bzw. Absenden im jeweiligen Formular erteilen und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Für den Login in Mein Bereich können Sie wahlweise einen Zugangslink per E-Mail anfordern oder einen selbst gewählten Benutzernamen mit Passwort verwenden; Passwörter speichern wir ausschließlich verschlüsselt (gehasht).

Für Terminbuchungen nutzen wir ein eigenes Terminsystem, das mit dem Kalender von Hanne Yildirim über die Google Calendar API und Google Meet (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) verbunden ist, sowie für das Erstgespräch zur Persönlichen Begleitung den Dienst Cal.com. Hierbei werden Name, E-Mail-Adresse und der gewählte Termin verarbeitet, um den Termin und einen Videokonferenz-Link bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

5. Verträge, Rechnungen und Aufbewahrung

Für die Persönliche Begleitung schließen wir einen schriftlichen Vertrag, der digital über den Dienst DocuSeal unterzeichnet wird (DocuSeal, Inc., USA). Dabei werden Name, E-Mail-Adresse, Anschrift, Vertragsdaten und Ihre Unterschrift verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Rechnungen erstellen wir mit Lexware Office (Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg, Deutschland); dorthin übermitteln wir Name, Anschrift und Rechnungsdaten.

Rechnungs- und Buchungsdaten müssen wir aus steuer- und handelsrechtlichen Gründen bis zu zehn Jahre aufbewahren (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Alle übrigen Daten, insbesondere Anamnese, Kopfhautbilder und Gesprächsunterlagen, löschen wir auf Ihr Verlangen, soweit dem keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, sowie spätestens, wenn der Zweck entfallen ist.

6. Gespräche, Protokolle und Nachrichten

Online-Gespräche (Anamnesegespräch, Auswertungscall, Kontrolltermine) finden per Videokonferenz statt. Zur Erstellung eines Gesprächsprotokolls nutzen wir den Aufzeichnungs- und Transkriptionsdienst RecordMeeting (recordmeeting.com). Dabei können Sprache, Transkript und eine automatisch erzeugte Zusammenfassung (auch mit Gesundheitsbezug) verarbeitet werden. Das Transkript sieht nur Hanne Yildirim; Sie erhalten die Zusammenfassung und von uns bereitgestellte Dateien in Ihrem Bereich. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die wir vorab bei der Terminvereinbarung in Ihrem Bereich (freiwillig, Speicherung des Vermerks mit Zeitpunkt) und zu Beginn des Gesprächs einholen und die Sie jederzeit widerrufen können; ohne Einwilligung wird nichts aufgezeichnet; dann findet das Gespräch ohne Aufzeichnung statt.

Über den Chat in Ihrem Bereich können Sie Hanne Yildirim Nachrichten schreiben. Die Nachrichten werden in unserem Kundenverwaltungssystem gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Auch Interessentinnen und Kundinnen ohne aktiven Zugang können diesen Chat nutzen.

7. E-Mails und Push-Benachrichtigungen

Transaktionale E-Mails (Bestätigungen, Terminerinnerungen, Zugangslinks, Rechnungen, Vertrag, Hinweise zu Ihrer Auswertung und zu Zahlungen) versenden wir über den Dienst Resend (Resend, Inc., USA). Dabei werden Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name und der Inhalt der Nachricht verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

In Ihrem Bereich können Sie optional Push-Benachrichtigungen aktivieren. Erst nach Ihrer Zustimmung im Browser oder auf dem Gerät speichern wir dafür eine technische Kennung Ihres Geräts (Push-Abo). Sie wird nur genutzt, um Sie über neue Nachrichten, Terminänderungen oder Ihre fertige Auswertung zu informieren (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können die Benachrichtigungen jederzeit in Ihrem Bereich oder in den Geräteeinstellungen wieder ausschalten; die Kennung wird dann gelöscht.

8. Cookies, lokaler Speicher und Statistik

Wir setzen keine Marketing- oder Tracking-Cookies von Drittanbietern ein. Technisch notwendig sind der lokale Speicher Ihres Browsers für Ihre Cookie-Auswahl sowie Anmelde- und Zugangsdaten für Ihren persönlichen Bereich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Nur mit Ihrer Zustimmung („Statistik“) messen wir die Reichweite mit Vercel Web Analytics (Vercel Inc., USA; ohne Cookies, ohne Speicherung der vollständigen IP-Adresse) und zählen anonym, wie oft bestimmte Schritte (z. B. Aufruf einer Seite, Start einer Buchung) vorkommen. Dabei werden keine IP-Adressen und keine Nutzerkennungen gespeichert und keine Daten an Werbenetzwerke übermittelt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Ihre Auswahl können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß ändern. Die Schriftarten sind lokal eingebunden; beim Aufruf der Seite wird keine Verbindung zu Google Fonts aufgebaut. Zum Schutz vor Spam nutzen wir ein unsichtbares Formularfeld (Honeypot) ohne Datenweitergabe an Dritte.

9. Newsletter

Wenn Sie den auf der Website angebotenen Newsletter beziehen möchten, benötigen wir von Ihnen eine E-Mail-Adresse sowie Informationen, welche uns die Überprüfung gestatten, dass Sie der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse sind und mit dem Empfang des Newsletters einverstanden sind. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können die Einwilligung zur Speicherung der Daten, der E-Mail-Adresse sowie deren Nutzung zum Versand des Newsletters jederzeit widerrufen, etwa über den "Austragen"-Link im Newsletter.

10. Instagram

Auf unserer Website können Inhalte des Dienstes Instagram (Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland) eingebunden sein bzw. wir verlinken auf unser Instagram-Profil. Beim Aufruf dieser Inhalte oder beim Klick auf den Link kann eine Verbindung zu Servern von Meta hergestellt werden. Auf der Startseite zeigen wir zudem unsere aktuellen Instagram-Beiträge an: Wir rufen sie serverseitig über die Instagram-Schnittstelle ab (mit einem Zugangstoken unseres Kontos, ohne Daten von Besuchern) und liefern die Bilder über unsere eigene Domain aus; Ihre IP-Adresse wird dafür nicht an Meta übermittelt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Instagram.

11. Hosting

Diese Website wird bei einem externen Dienstleister gehostet. Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Der Einsatz des Hosters erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung gegenüber unseren potenziellen und bestehenden Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Hoster ist Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA; mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

12. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Insbesondere bei den in Mein Bereich verarbeiteten Gesundheitsdaten (Anamnese, Kopfhautbilder) können Sie Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen und die Löschung dieser Daten verlangen. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an: info@hanneacademy.de

13. Übermittlung in Drittländer

Einige der genannten Dienstleister (u. a. Notion, Vercel, Resend, DocuSeal, RecordMeeting, Stripe, PayPal) haben Sitz oder Server in den USA. Die Übermittlung stützen wir auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter zertifiziert ist, andernfalls auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 44 ff. DSGVO). Mit allen Dienstleistern, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, bestehen Auftragsverarbeitungsverträge.